Отчет за 2015 год

Отчет о работе Муниципального бюджетного учреждения "Архив Чусовского района" за 2015 год


Деятельность Муниципального бюджетного учреждения "Архив Чусовского района" (далее Архив) в отчетном году была направлена на практическую реализацию архивного законодательства и нормативно-методических документов, регламентирующих деятельность архива, выполнение муниципального задания и  достижения целевых показателей эффективности деятельности архива. Установленные муниципальным заданием показатели выполнены.

Правовое и организационное обеспечение работы архива.
В целях организационного и методического обеспечения работы в архиве  в 2015 году  были изданы  два  приказа директора по основной деятельности:  

  • "Об утверждении  графиков на 2016г. представления  номенклатур дел для согласования, описей дел для утверждения и согласования и приема дел в архив" ;
  • "Об оказании методической помощи в 2016г. организациям-источникам комплектования архива".

Заключено  65 договоров с юридическими  и физическими лицами на оказание платных услуг по исполнению запросов и 3 договора  с юридическими лицами на оказание платных услуг по комплектованию, учету и хранению документов по личному составу ликвидированных предприятий.
Еженедельно в течение года на оперативных совещаниях у управляющего делами администрации директор архива отчитывался о проделанной работе за неделю, представлял план работы на следующую неделю. Также на совещании решались вопросы финансирования и материально-технического обеспечения архива.
По основным направлениям деятельности Архива по итогам 2015г. были достигнуты следующие показатели:

Обеспечение сохранности документов.

В 2015 году проведен ремонт помещений на втором этаже здания Архива общей площадью 341,50 кв.м., в том числе отремонтированы 5 архивохранилищ  и читальный зал.
 В течение всего отчетного года проводились меры по поддержанию санитарно-гигиенического, температурно-влажностного и светового режимов.  Два раза в неделю измерялись параметры воздуха (101 измерение). Показания приборов фиксировались в регистрационном журнале.  Температурно-влажностный режим в течение отчетного периода поддерживался кондиционированием воздуха в хранилищах, проветриванием помещений.  Влажная уборка проводилась 2 раза в неделю,  санитарные дни - 1 раз в месяц.
Проведено микологическое исследование архивных документов и биоцидная обработка воздуха в хранилищах.
Благодаря вышеуказанным мероприятиям   показатель "доля документов архива, находящихся в нормативных условиях" в течение отчетного года   увеличился на 1,4 %  и составляет 78,57 %, по сравнению с 2014г.-77,17%.

Отделом вневедомственной охраны 2  раза в отчетном периоде проводилось обследование здания архива. По результатам обследования составлялись  акты.  
Проведены 2  учебные  тревоги (практические тренировки) с работниками Архива по отработке действий персонала на случай пожара.  
Организована работа по оцифровке архивных документов государственной части документов архивного фонда Пермского края (дела сканировались полностью),  в результате которой сканировано 9  ед. хр.: 6 ед.хр. Комитета по земельным ресурсам и землеустройству, 3 ед.хр. Чусовского комбината бытового обслуживания населения.
Продолжена реставрационно-восстановительная работа.  Работниками архива отреставрировано 540 листов в 18 ед.хр. документов. В основном  вышеуказанным работам подверглись  документы по личному составу, находившиеся в ветхом состоянии.  

Все документы на бумажной основе, принятые на хранение в 2015 году (906 ед.хр.)  закартонированы, фотодокументы (16 ед.хр.) помещены в конверты.
Согласно перспективному плану проведения проверок наличия и состояния документов архива на 2008-2017гг. в Архиве проведена  проверка  наличия и физического состояния документов в 6 фондах. В результате проверено  2741  ед.хр. По результатам проверок составлены листы проверок и акты. Утраты документов не обнаружено.
В целях обеспечения сохранности документов при выдаче исследователям и возврате их в архивохранилище проведена полистная проверка  документов, выданных в отчетном году. Проверено 49 ед.хр. Нарушений при выдаче и приеме архивных документов в архивохранилища не зафиксировано.

Государственный учет документов.

Учет документов в архиве проводился по основным и вспомогательным учетным документам.  Организован учет  новых поступлений документов. Составлено 24 акта приема-передачи. Все данные по новым поступлениям архивных документов  внесены:  в книгу поступления документов,  в листы фондов, в реестр описей дел. В связи с поступлением в архив новых фондов дополнен список фондов и номерник фондов. Все данные внесены ПК "Архивный фонд". На все принятые документы (922 ед.хр.) проставлен архивный шифр.  
Составлены итоговые записи в  3 экземплярах описей 23 организаций, сдавших документы в 2015 году. Сформированы дела фондов 4 ликвидированных организаций.
Для суммарного учета архивных фондов и архивных документов каждого хранилища составлены паспорта архивохранилищ - 11 паспортов.

Формирование архивного фонда Пермского края и взаимодействие с источниками комплектования.

На конец отчетного года в списке организаций-источников комплектования архива числится 34 организации.  В рамках оказания практической и методической помощи организациям-источникам комплектования архива проведено 2  семинара  с  ответственными  за делопроизводство и архив в организациях-источниках комплектования,  на которых   были затронуты вопросы организации делопроизводства в учреждении и обеспечения сохранности документов, составления описей дел  и паспортизации ведомственных архивов.  Также проводились индивидуальные консультации по составлению  номенклатуры  дел,  формированию дел, обработке документов, составлению положения об архиве и об экспертной комиссии. Оказана выездная методическая и практическая помощь 2 организациям, включенным в список источников комплектования в 2013г. По результатам оказания выездной методической помощи составлены справки с рекомендациями в устранении нарушений архивного законодательства.
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные приказом Министерства  культуры РФ от 31.03.2015г. N 526 доведены до сведения организаций с целью внедрения в практическую деятельность.
В результате проведенной работе по данному направлению рассмотрены и согласованы номенклатуры дел 2 организаций.    Согласованы  2 положения об экспертной комиссии  и 1 положение об архиве.        Описаны документы постоянного срока хранения и по личному составу за 2012г. 29 организаций. Проведена проверка правильности и полноты отбора документов на хранение, качества описания дел, включенных в представленные описи. В результате подготовлено 29 заключений на описи.  Описи  направлены на согласование и утверждение на ЭПМК Агентства по делам архивов. Всего описано в отчетном году 3869 ед. хр. (1833 ед.хр. постоянного срока хранения и 2036 ед.хр. по личному составу).

В 2015 году во всех организациях-источниках комплектования к описям составлены итоговые записи.
Приказ директора от 12.12.2014г.   N 7   "Об утверждении графиков представления  номенклатур дел для согласования, описей дел для утверждения и согласования и приема дел в архив" выполнен в полном объеме. Задолжников по описанию документов и передаче документов на муниципальное хранение организаций-источников комплектования Архива нет.
Организована и проведена паспортизация ведомственных архивов источников-комплектования по состоянию на 1 декабря 2015г. Проведен анализ итогов паспортизации.
Продолжена работа по ведению наблюдательных дел организаций- источников комплектования архива (34 дела). В карточки учета работы с этими организациями своевременно вносились сведения о подготовке и передаче документов в архив.

Продолжена работа по обеспечению сохранности документов по личному составу  ликвидированных организаций, в том числе в ходе банкротства. В течение 2015г. 5 ликвидированных организаций сдали документы по личному составу на муниципальное хранение - Управление здравоохранения администрации Чусовского муниципального района, ООО "Мой Дом", ООО "Комтрейд", ООО "Предприятие Маяк Общественного объединения инвалидов "Уральский методологический Центр", ООО "Металлургсервис". Данным организациям  была оказана  методическая помощь в обработке документов и составлению описи дел.     
Продолжена работа по инициативному документированию. Пополнена архивная коллекция фотодокументов. Принято  и описано 16 ед.хр. фотодокументов,  отражающие праздничные мероприятия, проводимые на территории Чусовского муниципального района в связи с 70-летием Победы в Великой Отечественной войне.

Проведены переговоры о дарении документов с 3 фондообразователями (физическими лицами, держателями личных фондов и коллекций), организованы встречи для знакомства с этими документами.
Всего в  2015г. на муниципальное хранение принято 922 ед.хр. (из них: управленческой документации 489 ед.хр., по личному составу 417 ед.хр., фотодокументов 16 ед.хр.). Все документы приняты в упорядоченном состоянии. Всего на хранение в архиве находится 42927 ед.хр.

Создание научно-справочного аппарата, учетных БД и автоматизированных НСА.

В  2015 году проводилась активная работа по развитию системы НСА  к документам архива. Продолжена работа по вводу информации в ПК "Архивный фонд" на уровне заголовков дел. В основном вносились новые поступления документов. В базу данных за отчетный период  внесено 917  дел. На отчетную дату в БД внесено 40566 ед.хр., что составляет 94,5% от общего количества дел, находящихся на хранении. Также проводилось внесение сведений на уровне фондов (внесено 4 фонда) и на уровне описей (5 описей). По вновь внесенным фондам заполнены разделы "Аннотация" и "Историческая справка".     
Продолжена работа по  заполнению БД "Учет местонахождения документов по личному составу". В базу данных вносились сведения о документах по личному составу, поступивших в архив в 2015г.
За отчетный период составлено 4  предисловия к описям и 29  дополнений к предисловиям к описям.
Проведена научно-техническая обработка фотодокументов, в результате которой проведены следующие виды работ: составлен акт НТО и опись, в которую вошли 16 ед.хр.

Предоставление информационных услуг  и использование документов.

В течение года проводилась большая работа по организации предоставления муниципальной услуги "Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий по социально-правовым вопросам". За отчетный период поступило и исполнено  2257 запросов, в том числе 2162 запроса исполнены в рамках предоставления муниципальной услуги "Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий по социально-правовым вопросам", 95 запросов имущественного характера, в том числе 7 тематических. В рамках соглашения Агентства по делам архивов и Управления Пенсионного фонда РФ по Пермскому краю продолжена переписка Архива и  отделений Пенсионного фонда РФ по Пермскому по каналу защищенной электронной связи  VipNet. В 2015г. поступило и исполнено посредством защищенного канала 1435 запросов, что составляет 66,4% от общего количества запросов социально-правового характера, поступивших за отчетный период. Имущественные запросы касались в основном подтверждения прав собственности на земельные участки и передачи жилищного фонда из муниципальной собственности в собственность граждан.  Не смотря на то, что в 2015г. в архиве работало 3 исследователя, увеличилось количество фактических посещений читального зала до 27 посещений (в 2014г. их было 9). В основном исследователи  работали с документами государственной части документов Архивного фонда Пермского края.  Это приговоры по уголовным и гражданским делам, решения горисполкома, подшивки газеты "Чусовской рабочий" за ранние годы. Для работы им было выдано 49  ед.хр.

В рамках выполнения плана долгосрочной целевой программы Пермского края по патриотическому воспитанию граждан на 2013-2017гг. архивом подготовлены и проведены 2 выставки "Гордимся и помним" и "Спортивный Чусовой". Для проведения выставок были использованы фотодокументы в количестве 27 ед.хр. Хронологические рамки использованных документов 1928-2008гг. Выставки проводились в здании Архива, документы располагались  в выставочной витрине в оригиналах, а также  данные выставки размещались на сайте администрации Чусовского муниципального района. На каждую выставку составлен тематико-экспозиционный план, подготовлены сведения об экспонировании выставок.

Штатная численность архива - 7 человек.   Ежеквартально директором  проводились совещания, на которых решались вопросы выполнения плана работы и хозяйственные вопросы. Много времени уделялось самообразованию, изучению нормативно-методической литературы.   В соответствии с требованиями законодательства (44-ФЗ) главный бухгалтер прошел обучение по программе "Контрактная система в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд". По итогам обучения было получено удостоверение о повышении квалификации установленного образца.  
Проблемы, возникающие в процессе работы архива,  решались  в рабочем порядке