Отчет за 2014 год

10.07.2015г.

ОТЧЕТ о работе Муниципального бюджетного учреждения "Архив Чусовского района" за 2014 год

Основными задачами, стоящими перед МБУ "Архив Чусовского района" (далее архив) на 2014 год были: обеспечение сохранности документов, улучшение материально-технической базы и приведение ее в соответствие с нормативными требованиями хранения, своевременное исполнение запросов.
Правовое и организационное обеспечение работы архива.
По архивному делу в 2014 году  был издан приказ "Об утверждении на 2015 год графиков представления  номенклатур дел для согласования, описей дел для утверждения и согласования и приема дел в архив".
Еженедельно на совещаниях у управляющего делами администрации директор архива отчитывался о проделанной работе за неделю, представлял план работы на следующую. Также на совещании решались вопросы финансирования и материально-технического обеспечения архива.

Обеспечение сохранности документов

В 2014 году в   9  хранилищах установлены противопожарные двери, в 2 хранилищах установлены кондиционеры, приобретены 6 гигрометров для измерения параметров темрературы и влажности воздуха. В течение всего отчетного года проводились меры по поддержанию санитарно-гигиенического, температурно-влажностного и светового режимов.  Два раза в неделю измерялись параметры воздуха. Показания приборов фиксировались в регистрационном журнале.   Влажная уборка проводилась 2 раза в неделю,  санитарные дни - 1 раз в месяц.
Отделом вневедомственной охраны 2  раза в отчетном периоде проводилось обследование здания архива. По результатам обследования составлялись  акты.  
Проведены 4  учебные  тревоги (практические тренировки) по отработке действий персонала на случай пожара.  
Организована работа по сканированию архивных документов, в результате которой отсканировано 4  ед. хр.  Проведена реставрация 10 ед.хр (250 листов).
Все документы, принятые на хранение в 2014 году (514 ед.хр.)  закартонированы. Проведена  цикличная проверка  наличия и состояния документов в 9 фондах. В результате проверено  1346  ед.хр. По результатам проверок составлены листы проверок и акты.

Государственный учет документов

Учет документов в архиве проводился по основным и вспомогательным учетным документам.  Организован учет  новых поступлений документов (составлены акты приема-передачи,  заполнены листы фондов, реестр описей дел, все данные внесены в книгу поступления документов, в ПК "Архивный фонд").  Составлены итоговые записи к описям 22 организаций, сдавших документы в 2014 году.

Формирование архивного фонда Пермского края и взаимодействие с источниками комплектования.
    
Распоряжение главы района от 09.12.2013  N 1173 р   "Об утверждении графиков представления  номенклатур дел для согласования, описей дел для утверждения и согласования и приема дел в архив" выполнено в полном объеме. Задолжников по описанию документов и передаче документов на муниципальное хранение организаций-источников комплектования архива нет.  
Проведено 2  семинара  с  ответственными  за делопроизводство и архив в организациях-источниках комплектования архива,  на котором   были затронуты вопросы организации делопроизводства в учреждении и обеспечению сохранности документов, составления описей дел  и паспортизации ведомственных архивов.  
Проводились индивидуальные консультации по составлению  номенклатуры  дел и по описанию документов.  Рассмотрены номенклатуры дел 4 организаций, подготовлены заключения на них для рассмотрения на ЭПМК Агентства по делам архивов.  Оказана методическая помощь в составлении номенклатуры дел 1 организации не являющейся источником комплектования архива.  Согласованы  1 положение об экспертной комиссии  и 1 положение об архиве.  Согласованы инструкции по делопроизводству 2 организаций.
На ЭПМК Агентства по делам архивов утверждены и согласованы описи  27 организаций.   В 2014 году во всех организациях- источниках комплектования к описям составлены итоговые записи.  Проведена паспортизация ведомственных архивов источников-комплектования по состоянию на 1 декабря 2014 г. Проведен анализ итогов паспортизации.
Оказана методическая помощь 2  ликвидированным организациям и 4 организациям, готовящимся к ликвидации  в обработке документов и составлению описи дел.

Создание научно-справочного аппарата, учетных БД и автоматизированных НСА

За отчетный период составлено 2  предисловия к описи и 5  дополнений к предисловию к описи. В  2014 году  в базу данных внесено 959  дел, заполнены разделы "Аннотация" и "Историческая справка" 239 фондов. На отчетную дату в БД внесено 39649 ед.хр.,    что составляет 94,39  % от общего количества дел, находящихся на хранении.

Предоставление информационных услуг  и использование документов

Значительный объем времени был отведен на обеспечение информационного обслуживания  государственных и муниципальных органов власти и управления, качественное и своевременное исполнение запросов социально-правового характера. Исполнено   2423    запроса.  В архиве работало  9 исследователей. Для работы им было выдано 54 ед.хр. В рамках выполнения плана долгосрочной целевой программы Пермского края по патриотическому воспитанию граждан проведено 2 выставки "Чусовой. Его люди" и "Их именами названы улицы". Для проведения выставок были использованы фотодокументы и документы личных фондов. Всего использовано 34 ед.хр. В связи с 95- летием Архивной службы Пермского края подготовлена статья в СМИ. Проведен открытый урок для учащихся школы на тему "История становления и развития Чусовского металлургического завода".

Организационно-кадровая деятельность

Штатная численность архива - 7 человек.   Ежеквартально директором  проводились совещания, на которых решались вопросы выполнения плана работы и хозяйственные вопросы.  Проблемы, возникающие в процессе работы архива  решались  в рабочем порядке.