Отчет за 2013 год

ОТЧЕТ о работе Муниципального бюджетного учреждения "Архив Чусовского района" за 2013 год

Основными задачами, стоящими перед МБУ "Архив Чусовского района" (далее архив) на 2013 год были: обеспечение сохранности документов, улучшение материально-технической базы и приведение ее в соответствие с нормативными требованиями хранения, своевременное исполнение запросов.
Правовое и организационное обеспечение работы архива.
По архивному делу в 2013 году  было принято 1 распоряжение  главы района
"Об утверждении на 2014 год графиков представления  номенклатур дел для согласования, описей дел для утверждения и согласования и приема дел в архив".
Еженедельно на совещаниях у управляющего делами администрации директор архива отчитывался о проделанной работе за неделю, представлял план работы на следующую. Также на совещании решались вопросы финансирования и материально-технического обеспечения архива.

Обеспечение сохранности документов.

В 2013 году в здании архива проведена замена 15 оконных блоков и жалюзи на 5 окнах,  установлены  автоматические рольставни на 12 окон. Приобретены 2 металлических стеллажа и 40 архивных коробок для хранения документов,  визуализатор для сканирования документов, ноутбук, мебель в кабинет руководителя, 12 столов для читального зала, выставочное оборудование. Завершена работа по аттестации рабочих мест.
В течение всего отчетного года проводились меры по поддержанию санитарно-гигиенического, температурно-влажностного и светового режимов.  Два раза в неделю измерялись параметры воздуха. Показания приборов фиксировались в регистрационном журнале. Влажная уборка проводилась 2 раза в неделю,  санитарные дни - 1 раз в месяц.
Отделом вневедомственной охраны 2  раза в отчетном периоде проводилось обследование здания архива. По результатам обследования составлялись  акты.  
Проведены 2  учебные  тревоги (практические тренировки) по отработке действий персонала на случай пожара.  
Организована работа по сканированию архивных документов, в результате которой отсканировано  5 ед. хр.  
Все документы, принятые на хранение в 2013 году (778ед.хр.),  закартонированы. Проведена  цикличная проверка  наличия и состояния документов в 11 фондах. В результате проверено  2963ед.хр. По результатам проверок составлены листы проверок и акты.

Государственный учет документов

Учет документов в архиве проводился по основным и вспомогательным учетным документам.  Организован учет  новых поступлений документов (составлены акты приема-передачи,  заполнены листы фондов, реестр описей дел, все данные внесены в книгу поступления документов, в ПК "Архивный фонд").  Составлены итоговые записи к описям 21 организации, сдавшей документы в 2013 году.

Формирование архивного фонда Пермского края и взаимодействие с источниками комплектования

В 2013 году дополнен  список организаций-источников комплектования МБУ "Архив Чусовского района" 4 организациями.  На конец отчетного года в списке числится 36 организаций.  
Распоряжение главы района от 12.12.2012г. N1505р "Об утверждении графиков представления  описей дел для утверждения и согласования и приема дел в архив" выполнено в полном объеме. Задолжников по описанию документов и передаче документов на муниципальное хранение организаций-источников комплектования архива нет.  
Проведено 2  семинара,  с  ответственными  за делопроизводство и архив в организациях-источниках комплектования архива,  на котором   были затронуты вопросы организации делопроизводства в учреждении и обеспечению сохранности документов, составления описей дел  и паспортизации ведомственных архивов.  
 Проводились индивидуальные консультации по составлению  номенклатуры  дел и по описанию документов.  Рассмотрены номенклатуры дел 3 организаций государственной формы собственности, подготовлены заключения на них для рассмотрения и согласования на ЭПМК Агентства по делам архивов. Согласованы номенклатуры дел 4 организаций.  Оказана методическая помощь в составлении номенклатуры дел 3 организациям, не являющихся источником комплектования архива.  Согласованы  4 положения об ЭК и 4 положения об архиве.  
На ЭПМК Агентства по делам архивов утверждены и согласованы описи  29 организаций.   В 2013 году во всех организациях-источниках комплектования к описям составлены итоговые записи.  Проведена паспортизация ведомственных архивов источников-комплектования по состоянию на 1 декабря 2013г.
Организована научно-техническая обработка документов 1 ликвидированной организации. Проведены следующие виды работ: подшивка дел, реставрация, нумерация листов, оформление обложек, составление описи.  В результате этого приняты документы по личному составу в количестве 432 ед.хр.
Оказана методическая помощь  по обработке документов и составлению описей 3 организациям, планирующим  в 2014 году сдать документы по личному составу в МБУ "Архив Чусовского района".

Создание научно-справочного аппарата, учетных БД и автоматизированных НСА

За отчетный период составлено 1  предисловие к описи и 1  дополнение к предисловию к описи. В  2013 году  в базу данных внесено  4855 ед.хр., что составляет 93,25% от общего количества дел, находящихся на хранении.

Предоставление информационных услуг  и использование документов

Значительный объем времени был отведен на обеспечение информационного обслуживания  государственных и муниципальных органов власти и управления, качественное и своевременное исполнение запросов социально-правового характера. Активно ведется работа с Пенсионным фондом, путем использования программного комплекса VipNet.  Исполнено    2108    запросов, в том числе 2 тематических.  В архиве работало  6  исследователей. Для работы им было выдано 34ед.хр. В рамках выполнения плана долгосрочной целевой программы Пермского края по патриотическому воспитанию граждан проведено 2 выставки "Они сражались за Родину" и "Мы любим тебя, Чусовой". Для проведения выставок были использованы фотодокументы и документы личных фондов. Всего использовано 27ед.хр. Проведена 1 экскурсия по архиву для учащихся 5 классов, в результате которой школьники познакомились с историей архивного дела в России, с задачами и функциями архива, с составом документов и условиями их хранения.

Организационно-кадровая деятельность

Штатная численность архива - 7 человек. Ежеквартально директором  проводились совещания, на которых решались вопросы выполнения плана работы и хозяйственные вопросы. Проблемы, возникающие в процессе работы архива,  решались  в рабочем порядке.