Отчеты

23.03.2019

Отчет о работе Муниципального бюджетного учреждения «Архив Чусовского района»
за 2018 год

Деятельность Муниципального бюджетного учреждения «Архив Чусовского района» (далее Архив) в отчетном году была направлена на практическую реализацию архивного законодательства и нормативно-методических документов, регламентирующих деятельность Архива, выполнение муниципального задания и достижения целевых показателей эффективности деятельности Архива.
Установленные муниципальным заданием показатели выполнены.

Правовое и организационное обеспечение работы архива.

В целях организационного и методического обеспечения работы в Архиве в 2018 году был издан приказ директора по основной деятельности «Об утверждении графиков на 2019г. представления номенклатур дел для согласования, описей дел для утверждения и согласования и приема дел в Архив».
Заключено 67 договоров с физическими лицами на оказание платных услуг по исполнению запросов и 2 договора с юридическими лицами на оказание платных услуг по комплектованию, учету и хранению документов по личному составу ликвидированного предприятия.
Еженедельно в течении года на оперативных совещаниях у заместителя главы района, курирующего работу Архива, директор Архива отчитывался о проделанной работе за неделю, представлял план работы на следующую неделю. Также на совещании решались вопросы финансирования и материально-технического обеспечения Архива.
По основным направлениям деятельности Архива по итогам 2018г. были достигнуты следующие показатели:

Обеспечение сохранности документов.

В течение всего отчетного года проводились меры по поддержанию санитарно-гигиенического, температурно-влажностного и светового режимов. Два раза в неделю измерялись параметры воздуха (100 измерений). Показания приборов фиксировались в регистрационном журнале. Температурно-влажностный режим в течение отчетного периода поддерживался кондиционированием воздуха в хранилищах, проветриванием помещений. Влажная уборка проводилась 2 раза в неделю, санитарные дни – 1 раз в месяц.
Проведено микологическое исследование архивных документов и биоцидная обработка воздуха в хранилищах.
Отделом вневедомственной охраны 2 раза в отчетном периоде проводилось обследование здания Архива. По результатам обследования составлялись акты.
Проведены 2 учебные тревоги (практические тренировки) с работниками Архива по отработке действий персонала на случай пожара.
Организована работа по оцифровке архивных документов государственной части документов архивного фонда Пермского края (дела сканировались полностью), в результате которой оцифровано 231 дело.
Продолжен ремонт документов на бумажной основе. Отремонтировано 13 дел. В основном вышеуказанным работам подверглись документы по личному составу, находившиеся в ветхом состоянии.
Все документы, принятые на хранение в 2018г. (510 дел) закартонированы.
Согласно перспективному плану проведения проверок наличия и состояния документов в Архиве проведена  проверка наличия и физического состояния документов в 44 фондах. В результате проверено 4944 дела. По результатам проверок составлены листы проверок и акты. Утраты документов не обнаружено.
В целях обеспечения сохранности документов при выдаче исследователям и возврате их в архивохранилище проведена полистная проверка документов, выданных в отчетном году. Проверено 21 дело. Нарушений при выдаче и приеме архивных документов в архивохранилища не зафиксировано.

Государственный учет документов.

Учет документов в Архиве проводился по основным и вспомогательным учетным документам. Организован учет новых поступлений документов. Составлено 27 актов приема-передачи. Все данные по новым поступлениям архивных документов внесены: в книгу поступления документов, в листы фондов, в реестр описей дел. В связи с поступлением в Архив 7 новых фондов дополнен список фондов и номерник фондов, реестр описей дел. Все данные внесены в ПК «Архивный фонд». На все принятые документы (510 дел) проставлен архивный шифр.
Составлены итоговые записи в 3 экземплярах описей 24 организаций, сдавших документы в 2018 году. Для суммарного учета архивных фондов и архивных документов каждого хранилища составлены паспорта архивохранилищ - 12 паспортов.

Формирование архивного фонда Пермского края и взаимодействие с источниками комплектования.

На 1 декабря 2018г. в списке организаций-источников комплектования Архива числится 30 организаций. В рамках оказания практической и методической помощи организациям-источникам комплектования Архива, проведено 2 семинара с вновь назначенными ответственными за делопроизводство и архив в организациях-источниках комплектования, на которых были затронуты вопросы организации делопроизводства и обеспечения сохранности документов, составления описей дел и паспортизации ведомственных архивов.
Проводились индивидуальные консультации по составлению номенклатуры дел и по описанию документов. Рассмотрены номенклатуры 5 организаций, 4 номенклатуры из них согласованы Архивом, на номенклатуру 1 организации написано заключение для рассмотрения и согласования их на ЭПМК Агентства по делам архивов Пермского края.
Описаны документы постоянного срока хранения и по личному составу за 2015г. 26 организаций. Проведена проверка правильности и полноты отбора документов на хранение, качества описания дел, включенных в представленные описи. В результате подготовлено 26 заключений на описи. Описи направлены на согласование и утверждение на ЭПМК Агентства по делам архивов Пермского края.
В 2018 году во всех организациях-источниках комплектования к описям составлены итоговые записи.
Приказ директора от 18.12.2017г. N 5 «Об утверждении графиков представления номенклатур дел для согласования, описей дел для утверждения и согласования и приема дел в Архив» выполнен в полном объеме. По сдаче и описанию документов задолжников нет.
Организована и проведена паспортизация ведомственных архивов организаций – источников комплектования Архива по состоянию на 1 декабря 2018г. Проведен анализ итогов паспортизации.
Продолжена работа по ведению наблюдательных дел организаций- источников комплектования Архива (30 дел). В карточки учета работы с этими организациями своевременно вносились сведения о подготовке и передаче документов в Архив.
Продолжена работа по обеспечению сохранности документов по личному составу ликвидированных организаций, в том числе в ходе банкротства. В течение 2018г. 3 ликвидированных организации сдали учредительные документы и документы по личному составу на муниципальное хранение – Муниципальное казенное учреждение «Имущественные ресурсы Чусовского муниципального района», Общество с ограниченной ответственностью «УралСтройДеталь», Общество с ограниченной ответственностью «Комплексные радиоканальные системы тревожной сигнализации».
Всего в 2018г. на муниципальное хранение принято 510 дел (из них: управленческой документации 459 дел, по личному составу 51 дело).
Все документы приняты в упорядоченном состоянии. Всего на хранении в Архиве находится 45213 дел.

Создание научно-справочного аппарата, учетных БД и автоматизированных НСА.

В 2018 году проводилась активная работа по развитию системы НСА к документам Архива. Продолжена работа по вводу информации в ПК «Архивный фонд» на уровне заголовков дел. В основном вносились новые поступления документов. В базу данных за отчетный период внесено 713 дел. На отчетную дату в БД всего внесено 45213 дел, что составляет 100% от общего количества дел, находящихся на хранении. Также проводилось внесение сведений на уровне фондов (внесено 7 фондов) и на уровне описей (10 описей). По внесенным фондам заполнены разделы «Аннотация» и «Историческая справка».

Предоставление информационных услуг и использование документов.

За отчетный период поступило и исполнено 2188 запросов, в том числе 1889 запросов социально-правового характера, 299 тематических.
В рамках соглашения об информационном взаимодействии между Отделением Пенсионного фонда РФ по Пермскому краю и Архивом продолжена работа по каналу защищенной электронной связи VipNet, в целях реализации Федерального закона от 28.12.2013г. N 400-ФЗ «О страховых пенсиях», Федерального закона от 22.10.2004г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Федерального закона от 27.07.2010г. N 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» и «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015г. N 526. В 2018г. поступило и исполнено посредством защищенного канала 1473 запроса, что составляет 77,97 % от общего количества запросов социально-правового характера, поступивших за отчетный период. Показатель этот с каждым годом увеличивается.
Тематические  запросы касались в основном подтверждения прав собственности на земельные участки и передачи жилищного фонда из муниципальной собственности в собственность граждан.
В рамках выполнения плана долгосрочной целевой программы Пермского края по патриотическому воспитанию граждан, проведена выставка «Город мой родной - Чусовой». Выставка организована в связи с 85-летием города Чусового. На выставке экспонировались фотографии с видами города. Использовано 20 ед.хр. В связи со 100-летием со дня рождения Березского Степана Степановича, члена КПСС, участника Великой Отечественной войны, персонального пенсионера республиканского значения организована выставка. Цель выставки познакомить жителей города с человеком, кто много лет, находясь в должности секретаря горисполкома и депутата Чусовского городского Совета, вместе со своими коллегами «стоял у руля», решая насущные проблемы чусовлян, внес огромный вклад в развитие территории города и района. На выставке были представлены фотографии, его личные документы. Использовано 7 ед.хр. Обе выставки проводились в 2 вариантах: в помещении Архива в выставочной витрине в оригиналах, а также в электронном виде на сайте администрации Чусовского муниципального района. На обе выставки был составлен тематико-экспозиционный план, подготовлены сведения об экспонировании выставки.
В связи со 100-летием государственной архивной службы России в течение года проводились праздничные мероприятия. Организованы и проведены открытые уроки для учащихся школ города по теме «История развития архивного дела в России», экскурсии по архиву. Для студентов группы секретарей - делопроизводителей проведен «Мастер-класс», на котором рассматривались вопросы формирования и оформления дел, подготовки документов на хранение. В рамках этого мероприятия проведено тестирование студентов с целью проверки знаний архивного законодательства и основ делопроизводства. В связи с праздничными мероприятиями подготовлена и опубликована в газете «Чусовской рабочий» статья, освещающая деятельность архива. Создана видеопрезентация об Архиве.
В Архиве работало 2 исследователя. Для работы им было выдано 21 дело. Исследователи работали с подшивками газеты «Чусовской рабочий», годовыми отчетами колхозов за 1941-1945гг.
Штатная численность архива – 7 человек. Ежеквартально директором проводились совещания, на которых решались вопросы выполнения плана работы и хозяйственные вопросы.
Много времени уделялось самообразованию, изучению нормативно-методической литературы.
Проблемы, возникающие в процессе работы Архива, решались в рабочем порядке.